Hoá đơn thương mại là chứng từ bắt buộc trong hồ sơ xuất nhập khẩu. Vậy hoá đơn thương mại là gì? có nội dung và vai trò như thế nào? Mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây của FagoLogistic
1. Hoá đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại hay còn được gọi là Commercial invoice là một loại chứng từ minh chứng hoạt động mua bán của doanh nghiệp do bên bán cấp, yêu cầu bên mua phải thanh toán đúng số tiền đã được ghi rõ trong thoả thuận.
Thông thường, Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi hàng hóa đã được gửi hoặc sau khi đóng hàng vào container lúc này hai bên đã có đầy đủ thông tin chính xác về chủng loại, số lượng hàng hóa,…Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, hóa đơn thương mại và hợp đồng giao hàng được phát hành cùng lúc hoặc sau khi người mua thanh toán tiền hàng trước.
Xem thêm: Dịch vụ hải quan trọn gói uy tín, chuyên nghiệp tại Fago Logistics
2. Hóa đơn thương mại có ý nghĩa như thế nào trong xuất nhập khẩu hàng hóa?
Hoá đơn thương mại là chứng từ đặc biệt quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, cụ thể:
- Là chứng từ xác lập việc thanh toán giữa người bán và người mua. Căn cứ vào các nội dung chi tiết có liên quan như tổng giá trị đơn hàng bằng số và chữ, giá từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền,…và có đủ con dấu, chữ ký để bên mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho bên bán theo đúng thoả thuận.
- Là căn cứ quan trọng để tính thuế nhập khẩu và cung cấp thông tin cần thiết cho việc khai báo hải quan và đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong quá trình thực hiện hợp đồng và thủ tục xuất nhập khẩu như số hoá đơn, ngày phát hành,...
- Ngoài ra, thông tin về giá trong Hoá đơn thương mại còn được dùng làm cơ sở để tính tiền bảo hiểm cho lô hàng.
Số lượng hóa đơn bao gồm cả bản chính và bản sao phục vụ cho giao hàng, phải được người nhập khẩu đồng ý. Thường sẽ là 1 bản gốc và 2 bản sao. Tuy nhiên pháp luật ở các nước không hạn chế số lượng bản chính.
3. Những nội dung chính trong hóa đơn thương mại
Mỗi hoá đơn thương mại có các điều khoản giống và khác nhau, tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu của bên bán, tuy nhiên hoá đơn thương mại phải có các thông tin chính sau:
- Người mua (Buyer/Importer): Bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, email, địa chỉ, số điện thoại, số fax và người đại diện. Ngoài ra, còn thể thể có thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu tùy theo điều kiện thanh toán.
- Người bán (Seller/Exporter): Phải có tương tự các thông tin như của người mua.
- Số Invoice: Tên viết tắt hợp lệ được quy định bởi người bán.
- Ngày Invoice: Theo thông lệ hoạt động thương mại quốc tế, hóa đơn thương mại thường được tạo ngay khi hợp đồng giữa các bên được ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển) hay còn gọi là ngày vận đơn (Bill of Lading) để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
-
Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Hiện nay có một số phương thức phổ biến như T/T, L/C, D/A, D/P. Cụ thể:
- T/T (Thanh toán chuyển tiền - Telegraphic Transfer): Đây là phương thức thanh toán phổ biến nhất thao tác đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi. Tuy nhiên, phương thức này cũng có rủi ro lớn nhất, đặc biệt là việc người mua không cam kết thanh toán sau khi nhận hàng.
- L/C (Thanh toán thư tín dụng chứng từ L/C - Letter of Credit): Phương thức này giảm được rủi ro cho người xuất khẩu nhưng ít được sử dụng. Lưu ý, về bản chất TTR và T/T là khác nhau, mặt dù đều là hình thức điện chuyển tiền nhưng TTR thường áp dụng trong thanh toán L/C.
- D/A và D/P (Thanh toán nhờ thu chứng từ - Documents against Acceptance/Payment): Đây là phương thức bảo vệ người bán tốt nhất, nhưng đòi hỏi yêu cầu kiểm tra và xác nhận chứng từ nhiều lần. Phương thức này thường chỉ áp dụng trong các giao dịch mới khi chưa có sự tin tưởng giữa người mua và người bán.
- Thông tin hàng hóa: Là các mô tả chi tiết của sản phẩm như tên thông thường của sản phẩm, chất lượng hay cấp hạng, số hiệu, mã hiệu, ký hiệu của hàng hoá và mã hiệu bao gói hàng hoá. Các thông tin này thường xuất hiện trên Packing List, vận đơn, hoặc Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có.
- Số lượng: Được tính theo tổng trọng lượng, số khối, kích thước hay số lượng kiện tính theo đơn vị như bao/chiếc/cái/thùng,…
- Đơn giá của từng mặt hàng để tính tổng giá trị hoá đơn cần thanh toán. Thông thường được ghi bằng cả chữ và số cùng mệnh giá đồng tiền thanh toán.
- Điều kiện Incoterms: Được ghi rõ đi kèm với địa điểm cụ thể. Ví dụ: CIF HCM, Vietnam.
- Các chi phí liên quan được ghi rõ từng khoản (nếu có): cước phí vận tải quốc tế, chi phí bao bì, chi phí côngtenơ, chi phí đóng gói (không cần liệt kê nếu đã tính trong giá hoá đơn và được chú thích) phí bảo hiểm, hoa hồng và tất cả các chi phí và phí tổn khác (nếu chưa nằm trong các khoản trên) liên quan đến việc đưa hàng từ dọc mạn tàu tại cảng xuất khẩu đến dọc mạn tàu (FAS) tại cảng đến ở Hoa Kỳ.
- Ngoài ra, Hoá đơn thương mại cũng phải nêu rõ các khoản giảm giá, chiết khấu nếu có.
Lưu ý: Số tiền trên Hóa đơn thương mại không phải là 100% giá của hàng tại xưởng sản xuất mà tuỳ thuộc vào điều kiện Incoterms được áp dụng sẽ phản ánh trách nhiệm của người mua và người bán và trách nhiệm mà người bán phải đảm nhận có thể làm tăng giá trị trên Hóa đơn thương mại so với giá gốc tại xưởng.
Xem thêm: Quy định thanh toán bằng thư tín dụng mới nhất 2024
4. Những loại hóa đơn thương mại
Hiện nay, hóa đơn thương mại được phân thành bốn loại chính:
- Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Áp dụng thanh toán tạm thời trong các tình huống như giá hàng chưa được xác định chính xác, thanh toán theo từng phần,…
- Hóa đơn thương mại chính thức (Final Invoice): Hoá đơn sử dụng để thanh toán khi toàn bộ hợp đồng đã được thực hiện.
- Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Chứa các thông tin chi tiết về các thành phần cấu tạo nên giá trị hàng hoá.
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Loại này không dùng để yêu cầu thanh toán, thường chỉ áp dụng cho các hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi mẫu bán, làm đơn chào hàng hoặc thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu.
Tham khảo các mẫu hoá đơn thương mại
Mẫu 1
Mẫu 2
Mẫu 3
5. Lưu ý khi làm hoá đơn thương mại
Hoá đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong thủ tục thông quan xuất nhập khẩu. Do đó, khi làm hoá đơn thương mại cần lưu ý các điểm sau để tránh các sai sót không đáng có:
- Phát hành hoá đơn thương mại ngay khi có đủ các thông tin như số lượng hàng hóa, nguồn gốc, chủng loại,.. để làm cơ sở tính tổng giá trị hàng hoá và thuế xuất nhập khẩu.
- Khai báo chính xác, đầy đủ thông tin để lô hàng được thông quan. Chuẩn xác các nội dung giấy tờ, đặc biệt là các giấy tờ có nội dung tương tự nhau như báo cáo thông tin hàng hóa đóng gói “Packing List” và hóa đơn xuất nhập khẩu,...
-
Nêu chi tiết, rõ ràng các điều khoản giao nhận, thông tin hàng hoá đặc biệt là trách nhiệm các bên và các khoản chi phí.
Trên đây là các chia sẻ của FagoLogistic về Hoá đơn thương mại và các lưu ý khi làm hoá đơn thương mại. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về các chứng từ xuất nhập khẩu hay thủ tục nhập khẩu hàng hoá, liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất!
Thông tin liên hệ:
Công Ty Cổ Phần FAGOLOGISTICS Việt Nam
Chi Nhánh Phía Bắc:
VPGD P.401, Tòa N2C, Đường Hoàng Minh Giám, Thanh xuân, Hà Nội.
Chi Nhánh Phía Nam:
VPGD 1: Ấp 1, Xã Tóc Tiên, TX Phú Mỹ, Bà Rịa Vũng Tàu.
VPGD 2: Đường Liên Cảng Cái Mép, KP Ông Trịnh, P.Tân Phước, Thị Xã Phú Mỹ, Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu.
Website: https://dichvulogistics.vn/
Hotline: 097.908.7491
Google Map: https://goo.gl/maps/vT2uYYJtpdSWbENR9
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/DichvuLogistics.vn/
.jpg)
