Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa

Thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa là một trong những lĩnh vực khá phổ biến trên thị trường hiện nay, và được rất nhiều doanh nghiệp đang quan tâm. Vậy hình thức làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa gồm những bước như thế nào? Tất cả giải đáp đó được chia sẻ chi tiết ở bài viết dưới đây.

Loại hình nào được làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa?

Nhập khẩu kinh doanh chính là loại hình nhập khẩu thông dụng nhất hiện nay, thường thông qua các hợp đồng mua bán thương mại giữa các doanh nghiệp của các quốc gia với nhau. Mục đích của hình thức nhập khẩu này chính là nhập thành phẩm từ nước ngoài về để phân phối tới tay người tiêu dùng trong nước, hoặc nhập khẩu nguyên vật liệu về để sản xuất ra thành phẩm và sau đó bán ra thị trường tiêu thụ.

Một số ví dụ điển hình cho loại hình nhập khẩu kinh doanh:

+ Nhập khẩu hàng thiết bị thể thao, đồ dùng nhà bếp, dây điện từ Trung Quốc về Việt Nam để cung cấp tới các cửa hàng, đại lý.

+ Nhập khẩu hạt nhựa từ Thái Lan về Việt Nam để sản xuất sản phẩm tiêu thụ trên thị trường.

+ Nhập khẩu gỗ từ Lào về Việt nam để sản xuất đồ nội thất gỗ.

+ Nhập khẩu thịt bò từ Nhật về để cung cấp tới người tiêu dùng trên thị trường cả nước.

+…….

Thủ tục nhập khẩu hàng hóa chuyên dụng

Thủ tục nhập khẩu hàng hóa chuyên dụng

Nếu bạn còn phân vân về loại hình nhập khẩu của mình thì bạn có thể tìm hiểu về các loại hình xuất nhập khẩu. Bạn có thể nhận diện loại hình kinh doanh của mình theo 2 loại hình như sau: A11 (Nhập kinh doanh tiêu dùng – làm thủ tục tại Chi cục Hải quan cửa khẩu, a12 (Nhập kinh doanh sản xuất – làm thủ tục tại Chi cục Hải quan khác Chi cục Hải quan cửa khẩu).

Những bước để làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa:

Ở dưới đây, chúng tôi đưa ra cho bạn một số bước cơ bản về làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa, nhưng không phải cứ dạp khuôn bởi với mỗi loại hàng hóa đều có các yêu cầu khác nhau. Bạn có thể tham khảo với 9 bước như dưới đây.

Bước 1: Xác định về thể loại hàng hóa

Nhằm đảm bảo an toàn cũng như tính năng ổn định trên thị trường tiêu dùng trong nước, tất cả các mặt hàng nhập khẩu đều mang tính chọn lọc. Không phải cứ hàng hóa nào cũng có thể nhập khẩu vào Việt Nam một cách dễ dàng, sẽ có các trường hợp như dưới đây:

+ Hàng hóa thương mại thông thường: Nghĩa là loai hàng hóa đạt đủ tiêu chuẩn nhập khẩu, bạn cần tiến hành các bước tiếp theo như ở dưới bài viết này.

+ Hàng hóa bị cấm: Nếu hàng hóa của bạn nằm trong danh sách các mặt hàng cấm nhập khẩu thì bạn cần dừng ngay việc này này để tránh các vấn đề rắc rối có liên quan ở sau. Còn nếu cố tình thì bạn có thể bị phạt hoặc bị vướng vào pháp lý.

+ Xin giấy phép nhập khẩu cho hàng hóa: Thuộc vào loại mặt hàng đặc biệt tại Phụ lục – Nghị định 187/2013/NĐ-CP. Khi này bạn cần hoàn tất về các thủ tục, giấy tờ trước khi có hàng hóa nhập cảng, nếu chậm trễ ở khâu này sẽ làm cho hàng hóa của bạn bị ứ đọng tại cảng, cũng đồng nghĩa với việc bạn mất thêm chi phí phát sinh về việc thuê kho chứa hàng hóa của mình.

+ Hàng hóa cần công bố hợp chuẩn quy: Với trường hợp hàng hóa cần phải công bố hợp quy, thì bạn cần tiến hành trước khi hàng nhập về tại cảng. Tất cả các loai hàng hóa trong nhóm 2 (có khả năng gây mất an toàn) trường hợp này cần phải công bố hợp quy. Còn lại tất cả các hàng hóa bình thường khác thì việc công bố hợp chuẩn, hợp quy sẽ mang tính chất tự nguyện. Còn nếu đăng ký sẽ góp thêm phần tăng sự uy tín cho doanh nghiệp, khẳng định về chất lượng sản phẩm.

+ Hàng hóa cần kiểm tra về chuyên ngành: Đối với những hàng hóa cần kiểm tra về chuyên ngành, thì công tác trong việc kiểm tra tiến hành sau khi hàng hóa đã được nhập cảng. Các cơ quan chức năng sẽ lấy một số mẫu hàng rồi tiến hành việc kiểm tra xem chúng có đạt tiêu chuẩn chuyên ngành theo quy định hay không. Hiện nay có một số danh sách tổng hợp mà các loai hàng hóa kiểm tra nguyên ngành, với mỗi bộ ngày đều có những quy định cụ thể khác nhau.

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương:

Chính là bản hợp đồng thể hiện về giao dịch mua bán của cả hai bên, và cũng là loại giấy tờ khá quan trọng trong bộ hồ sơ sẽ chuẩn bị làm thông quan hàng hóa. Một số thông tin sẽ không thể thiếu trong bộ hồ sơ hợp đồng ngoại thương gồm có: Tên hàng hóa, số lượng – trọng lượng, quy cách, giá thành, cách đóng gói hàng hóa,….

Trong đó có một số điều kiện nói trong hợp đồng, từ những điều kiện này sẽ kéo theo các loại giấy tờ và các hình thức thanh toán khác nhau như dưới đây:

+ Điều kiện giao hàng như thế nào?

+ Thời gian giao hàng là khi nào?

+ Thời gian và phương thức để thanh toán hàng hóa.

+ Tất cả các chứng từ cần thiết cho người cần bán phải chuẩn bị để người mua.

+ Tất cả các thỏa thuận khác.

Với mỗi ngành nghề và sản phẩm khác nhau đều có các điều khoản khác nhau, bởi khi giao dịch quốc tế nên các hợp đồng thương mại cần thể hiện bằng tiếng Anh, và bên cạnh đó là ngôn ngữ của cả hai nước.

Quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa chuyên nghiệp

Quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa chuyên nghiệp

Bước 3: Kiểm tra về chứng từ hàng hóa:

Trong chứng từ hàng hóa cần có các loại giấy tờ chứng từ như dưới đây:

+ Bộ hợp đồng thương mại vừa đề cập ở bước 2.

+ Bill of Lading: trong bộ vận tải đơn gồm có 3 bản chính.

+ Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại gồm 3 bản chính

+ Packing List: Bản kê hàng hóa chi tiết gồm 3 bản chính

+ C/O (Certificate of Origin): Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ

+ Tùy mặt hàng cũng như thỏa thuận sẽ có thêm những giấy tờ khác như C/Q (chứng nhận chất lượng), C/A (chứng nhận phân tích), bảo hiểm, Fumigation Certificate – Giấy xác nhận hun trùng,…

Bước 4: Đăng ký kiêm tra chuyên ngành (nếu có):

Như đã được đề cập ở trê, nếu hàng hóa của bạn thuộc vào diện kiểm tra chuyên ngành thì cần tiến hành đăng ký trước nhằm tránh việc bị mất thời gian chờ đợi mỗi khi hàng về cảng. Thời gian khuyến cáo cho việc đăng ký kiểm tra chuyên ngành chính là sau khi nhận được giấy báo hàng đến, thường trước khi tàu đến cảng từ 1-2 ngày bạn sẽ nhận được giấy này từ các hãng vận chuyển.

Hồ sơ đăng ký và các bước đăng ký đều tùy thuộc vào từng ngánh sẽ có quy định riêng mà bạn cần tìm hiểu để tránh làm mất thời gian và chi phí của bạn.

Với việc xuất khẩu, thì nhập khẩu luôn đòi hỏi kiểm tra chuyên ngành nhiều hơn, tập trung vào các ngành khác như: văn hóa, y tế, kiểm dịch động thực vật, kiểm tra an toàn thực phẩm,…..

Bước 5: Khai báo và truyền tờ khai hải quan:

Trong quá trình làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa, điều đầu tiên bạn cần tiến hành lên tờ khai Hải quan sau khi các hãng vận chuyển giấy báo hàng đến nơi.

Để làm được bước này thuận tiện thì yêu cầu doanh nghiệp của bạn cần có chữ ký số và đăng ký chữ ký số với tổng cục hải quan Việt Nam. Bên cạnh đó, việc khai tờ hải quan có thể được thực hiện trực tiếp trên hệ thống VNACCS của tổng cục Hải quan hoàn toàn miễn phí. Thường các doanh nghiệp thường mua phần mềm khai báo hải quan từ các công ty tin học có uy tín đã được xác nhận hợp chuẩn, giúp làm việc dễ dàng và thuận lợi hơn.

Trên các tờ khai sẽ có rất nhiều thông tin mà bạn cần phải điền vào đó như: mã số cảng, mã loại hình, mã hải quan,…. Và nhiều loại thông tin yêu cầu khác. Bởi vậy, bạn cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng và điền đầy đủ thông tin cần thiết của mình vào. Nếu bạn mới thực hiện việc khai báo hải quan lầu đầu thì tốt nhất bạn nên tham khảo các hướng dẫn của người đã có kinh nghiệm, tránh bị điền sai, thiếu làm mất thời gian cũng như xảy ra các lỗi hệ thống không mong muốn.

Trong quá trình khai báo hải quan đã hoàn tất, bạn cần tuyền thử tờ khai đi trước. Nếu thông tin đã được điền đầy đủ thì tờ khai sẽ được cấp số. Khi này bạn cần thật cẩn thận kiểm tra về các thông tin quan trọng một lần nhữa như: mã địa điểm lưu kho, mã loại hình, mã chi cục hải quan,… nếu không may bị sai ở mục này thì tờ khai hải quan sẽ bị hủy và bạn sẽ phải làm lại từ đầu.

Ở khâu này việc thông quan hàng hóa khá khó khăn, bởi thế đã có rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn việc khai báo hải quan để tăng hiệu suất làm việc cho mình.

Phân luồng làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Phân luồng làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng.

Lệnh giao hàng – D/O (Delivery order), đây chính là một trong những loại chứng từ được phát hành bởi hãng tàu, sử dụng để yêu cầu vận đơn lưu hàng hóa tại cảng hoặc kho giao hàng hóa cho chủ hàng. Để lấy được lệnh giao hàng D/O thì bạn cần tới hãng vận chuyển và mang theo các loại giấy tờ như sau:

+ Giấy chứng minh nhân dân: 01 bản sao

+ Vận đơn: 01 bản sao

+ Vận đơn gốc: 01 bản có chữ ký và đóng dấu của lãnh đạo công ty.

+ Tiền phí hàng hóa.

Trong trường hợp hàng nguyên container FCL, thì bạn cần kiểm tra xem còn hạn miến phí lưu container không, nếu hết hạn thì bạn cần nộp tiền để gia hạn thêm, thời gian để ra hạn tới lúc dự kiến nhận hàng. Việc lưu container tại cảng càng lâu thì cũng đồng nghĩa với chi phí càng cao, bởi vậy bạn cần quan sát sao các khâu làm thủ tục hải quan thật kỹ lưỡng tránh bị kéo dài thời gian.

Bước 7: Chuẩn bị về hô sơ hải quan.

Khi tời khai Hải quan được truyền đi, hệ thống sẽ căn cứ vào đó và phân luồng. Khi đó sẽ có 3 luồng như: Luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Tùy thuộc vào từng luồng mà bạn lựa chọn hồ sơ cũng như các bước thực hiện về thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa khác nhau.

Tờ khai luồng Xanh

Xin chúc mừng bạn vì tờ khai của bạn hợp lệ được thông quan và không cần kiểm tra gì thêm. Bạn chỉ cần nộp thuế và in tờ khai đã được thông quan từ phần mềm, in tờ mã vạch từ website của Tổng cục Hải Quan. Sau đó đến Hải quan giám sát thực hiện một số thủ tục, chuẩn bị lấy hàng.

Nhưng để đảm bảo mọi việc diễn ra trơn tru, tốt nhất bạn nên mang theo những giấy tờ liên quan tới lô hàng. Ví dụ: bản sao Invoice, B/L, Packing list,… Phòng trường hợp Hải quan hỏi thêm.

Tờ khai luồng Vàng

Luồng này có ý nghĩa là Hải quan cần kiểm tra bộ hồ sơ giấy của lô hàng. Bao gồm:

+ Giấy giới thiệu người đến làm thủ tục Hải quan của doanh nghiệp

+ Bản in tờ khai Hải Quan (1 bản)

+ Bản chụp Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

+ Bản chụp vận đơn B/L (Bill of Lading), lưu ý là B/L phải có dấu của doanh nghiệp và dấu của đơn vị vận chuyển (hãng tàu hoặc Forwarder)

+ Bản chụp Hóa đơn cước vận chuyển (trong trường hợp giao hàng theo điều kiện FOB, Exwork,..)

+ Bản gốc Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – Certificate of Origin)

+ Bản chụp các hóa đơn khác như phụ phí CIC, phí chứng từ, phí vệ sinh

+ Bản chính đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có yêu cầu kiểm tra)

+ Bản chụp Các chứng từ khác (nếu có) như Chứng nhận chất lượng ℅ – Certificate of Quality, Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate), Chứng nhận phân tích CA – Certificate of Analysis, …

+ Một số giấy tờ khác dù không có yêu cầu nhưng bạn cũng nên chuẩn bị sẵn bản photo, phòng khi cần thiết. Ví dụ như: Sales Contract (hợp đồng ngoại thương), Packing List, hình ảnh, tài liệu liên quan, catalog,…của lô hàng.

Với tờ khai luồng vàng, sẽ có các trường hợp sau xảy ra:

+ Bộ hồ sơ đầy đủ và đúng tiêu chuẩn: Hải quan sẽ cho thông quan. Xem như nhẹ nỗi lo.

+ Bộ hồ sơ còn có những điểm chưa hợp lý: Hải quan sẽ chất vấn bạn và yêu cầu bổ sung thêm một số thông tin. Nếu bạn giải thích rõ và đáp ứng được yêu cầu, Hải quan sẽ cho thông quan hàng hóa.

+ Bộ hồ sơ có thông tin thiếu chính xác, chưa đầy đủ: Hải quan sẽ kiểm tra thông tin từ bạn. Nếu giải thích của bạn chưa hợp lý, Hải quan sẽ yêu cần bạn điều chỉnh lại tờ khai cho tới khi nào được chấp thuận. Việc khai và truyền tờ khai Hải quan phải thực hiện lại từ đầu như bước trên. Do đó khi bị rơi vào luồng này, tốt nhất bạn nên có phương án đề phòng. Tức hãy cử thêm một người tại văn phòng để hỗ trợ truyền lại tờ khai nếu trường hợp này xảy ra.

+ Và thật không may nếu Hải quan nhận thấy nội dung tờ khai và giải thích của bạn có nhiều mâu thuẫn. Khiến họ nghi ngờ có khai báo gian lận. Họ sẽ báo cáo lên cấp trên và kết quả là hàng của bạn sẽ phải chuyển sang chế độ kiểm tra trực tiếp (Giống với luồng đỏ). Việc này sẽ làm mất nhiều thời gian cũng như tăng nguy cơ rủi ro hàng bị từ chối nhập khẩu. Do đó ngay từ bước đầu, bạn cần khai tờ khai Hải quan cẩn thận. Hãy chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ nhất có thể và nắm thật kỹ thông tin lô hàng trước khi đến Hải Quan.

Tờ khai luồng Đỏ

Luồng đỏ yêu cầu hàng có dấu hiệu vi phạm phải kiểm tra trực tiếp. Hay còn gọi là Kiểm Hóa. Chẳng ai muốn hàng rơi vào luồng đỏ cả. Bởi hàng rào kiểm định sẽ gắt gao hơn. Đồng nghĩa với việc sẽ mất nhiều thời gian hơn, tốn chi phí hơn. Kế hoạch kinh doanh cũng bị trì hoãn.

Hồ sơ cho luồng đỏ gồm 2 phần:

+ Kiểm tra hồ sơ: Chuẩn bị bộ chứng từ (Giống với bộ hồ sơ của luồng vàng)

+ Kiểm tra hàng: Chuẩn bị thêm giấy giới thiệu, lệnh giao hàng còn hạn.

Đầu tiên, phía Hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ của bạn. Họ có thể yêu cầu bạn bổ sung thông tin hoặc truyền lại tờ khai, tùy trường hợp.

Sau bước kiểm tra hồ sơ, bắt đầu chuyển sang kiểm hóa. Mức độ kiểm tra có thể là 5%, 10% lô hàng hay nhiều hơn tùy thuộc vào đánh giá của cơ quan Hải Quan.

Thông qua máy soi hoặc kiểm tra trực tiếp mà phát hiện hàng hóa thực tế sai lệch với khai báo. Như không đúng số lượng, sai loại hàng, vi phạm… Doanh nghiệp của bạn sẽ bị xử lý tùy mức độ. Nếu mọi việc được giải quyết tốt, chi cục Hải quan sẽ thông quan cho lô hàng.

Thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa chuyên nghiệp

Thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa chuyên nghiệp

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa:

Việc nộp thuế có thể được thực hiện ngay sau lúc truyền tờ khai hoặc sau khi tờ khai đã được thông quan. Nhưng bắt buộc phải hoàn tất trước khi thông quan. Hàng nhập khẩu sẽ bao gồm các loại thuế sau:

+ Thuế nhập khẩu và thuế VAT.

+ Một vài trường hợp sẽ có thêm thuế môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt.

Mới đây, Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc vừa ký Nghị định số 57/2019/NĐ-CP. Quy định về Biểu thuế xuất khẩu ưu đãi, Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt. Tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nhập khẩu.

Khi nhiệm vụ thuế đã hoàn thành và tờ khai được thông quan, bạn chỉ cần in mã vạch tờ khai từ website của tổng cục Hải quan. Sau đó đến Hải quan giám sát để hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam. Nhân viên Hải quan sẽ quét mã vạch và ký giấy cho bạn. Quy trình làm thủ tục Hải quan hàng nhập khẩu xem như hoàn tất!

Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng về kho

Đây là bước cuối cùng trong quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Có hai việc bạn cần chuẩn bị trước:

+ Thuê phương tiện để lấy hàng. Có thể là nguyên container hoặc xe tải nhỏ.

+ Thuê nhà kho để chứa hàng hóa nhập khẩu.

Tại bước này, bạn chuẩn bị lệnh giao hàng D/O. Nhớ kiểm tra chắc chắn lệnh giao hàng phải còn hạn. Nếu hết hạn cần đến hãng tàu gia hạn ngay. Bên cạnh đó cần có giấy giới thiệu của chủ hàng, phiếu cược vỏ của Hãng tàu, mã vạch tờ khai Hải quan đã được ký và đóng dấu.

Bạn tới phòng thương vụ của Cảng trình các giấy tờ trên. Nhân viên đổi lệnh sẽ hỏi bạn một số thông tin như mã số thuế của đơn vị chủ hàng, tên, số điện thoại,… Sau đó họ sẽ lên hóa đơn cho bạn thanh toán một số khoản phí (nếu có). Như phí nâng hạ, phụ phí,…

Bạn đóng phí đầy đủ và nhận phiếu EIR (phiếu giao nhận container). Và cuối cùng bạn bố trí container hoặc phương tiện khác (như xe tải). Chuyển cho họ lệnh giao hàng. Lúc này họ sẽ trực tiếp tới kho cảng (thường là kho hàng CFS) lấy hàng về địa chỉ kho hàng mà bạn yêu cầu.

Thời hạn giải quyết thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa:

Để có thể giám sát được thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa, bạn có thể căn cứ vào các thời hạn sau. (Được quy định tại điều 23, Luật Hải Quan 2014):

+ Tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra hồ sơ Hải quan: Cơ quan Hải quan thực hiện ngay khi người khai Hải quan xuất trình hồ sơ.

+ Thời hạn hoàn thành kiểm tra hồ sơ Hải quan: Chậm nhất là 02 giờ làm việc sau khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ.

+ Thời hạn hoàn thành kiểm tra thực tế (kiểm hóa): Chậm nhất là 08 giờ làm việc tính từ lúc người khai Hải quan xuất trình hàng hóa.

+ Nếu lượng hàng lớn và đa dạng chủng loại: Quá trình kiểm tra phức tạp thì có thể gia hạn nhưng tối đa không quá 02 ngày!

Thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài đối với những người mới thực hiện có vẻ sẽ khá phức tạp. Vậy nên bạn đừng ngần ngại học hỏi từ những người đã có kinh nghiệm. Dần dần bạn sẽ thuần thục thủ tục thông quan nhập khẩu. Chúc hoạt động kinh doanh của bạn luôn thuận lợi!

Xem thêm: Thủ tục hải quan nhập khẩu đồ chơi trẻ em.