Thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa

Thủ tục hải quan xuất nhập khẩu với các cá nhân cũng như doanh nghiệp như một cơn đau đầu. Đặc biệt khi bạn muốn tự mình thực hiện để nắm chắc cũng như hiểu rõ về quy trình này. Bài viết sau cũng phù hợp cho những bạn muốn bước chân vào ngành hải quan hoặc có ý muốn kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu.

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hoá – nói không với nóng vội

Ở bước này, có khá khá loại chứng từ mà bạn phải chuẩn bị theo quy định như: Hoá đơn thương mại, chứng nhận xuất xứ, chi tiết đóng gói, chứng nhận chất lượng, vận đơn,… Trong đó, có nhiều loại thông tin và giấy tờ phải do bên bán cung cấp vậy nên ngay khi có bản mềm, bạn phải cẩn thận kiểm tra tính hợp lệ của tất cả trước khi yêu cầu bên bán gửi bản cứng và nộp cho hải quan. Nếu có bất kỳ lỗi sai nào, chứng từ của bạn sẽ bị trả lại đồng nghĩa với việc bạn sẽ mất thêm thời gian chờ đợi cũng như công sức. Vậy nên, nếu thấy chỗ nào chưa hợp lý thì cần làm việc với người bán nước ngoài để giải thích rõ, hoặc nếu cần, thì bổ sung chỉnh sửa ngay. Bạn có thể tương đối dễ dàng điều chỉnh những chi tiết, nội dung chưa phù hợp khi người bán chưa gửi chuyển phát nhanh giấy tờ gốc đi rồi.

Có 2 việc tôi nghĩ bạn cần chuẩn bị khi làm thủ tục lần đầu để tránh sai sót như sau:

Thứ nhất: tìm hiểu về các chứng từ liên quan, nghĩa là bạn phải hiểu giấy tờ đó là cái gì, dùng để làm gì, và trên đó có những nội dung gì quan trọng. Một số chứng từ xuất nhập khẩu mà bạn cần xem để chuẩn bị gồm:

– Hợp đồng mua bán (Sales Contract)

– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

– Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

– Chi tiết đóng gói (Packing List)

– Vận đơn (Bill of Lading)

– CQ, CA, Fumigation Certificate…

Thứ hai: Đặc biệt lưu ý đến Invoice và CO và một số những chi tiết cần đối chiếu như:

– Số kiện (packages), tổng trọng lượng hàng (Gross Weight) trên B/L và P/L…

– Tên hàng, mô tả, đơn giá, lượng hàng trên Invoice, Hợp đồng

Bạn kiểm tra từng ô, và đối chiếu với các chứng từ khác như B/L, Invoice, Packing List… với CO vì mỗi sai sót nhỏ sẽ làm mất tiền thuế ưu đãi,…

Sau khi kiểm tra, bổ sung chỉnh sửa với người bán một cách cẩn thận bạn có thể yên tâm làm thủ tục tiếp theo.

XEM THÊM:  DỊCH VỤ KHAI BÁO HẢI QUAN, THỦ TỤC XUẤT NHẬP KHẨU CỦA FAGOLOGISTICS

8 bước làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa

8 bước làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa

Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan – nếu biết cách, sẽ làm rất nhanh

Hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều dùng chữ ký số để khai thuế. Và bạn phải đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan để có thể truyền tờ khai hải quan điện tử.

Về lý thuyết, mọi người hoàn toàn có thể xem hướng dẫn và tự đăng ký nhưng sẽ mất cả nửa ngày làm việc là ít. Hãy nhờ bên cung cấp chữ ký số cho các bạn vì nhanh nhất và hầu như không lấy phí của khách hàng.

Trường hợp công ty bạn thuê dịch vụ khai báo hải quan, thì bạn cũng có thể nhờ họ làm, có phí hoặc miễn phí tùy từng bên.

Nếu so sánh giữa phương án tự chủ hàng làm, nhờ dịch vụ hải quan, và nhờ đơn vị cung cấp chữ ký số, thì tôi thấy bên công ty bán chữ ký số thao tác nhanh hơn cả. Đơn giản là vì họ làm thường xuyên.

Nếu quyết định tự thực hiện, thì bạn lưu ý là cần đăng ký chữ ký số 2 lần là:

– Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số: để có thể truyền số container/seal, CO… Làm xong, đợi vài tiếng là hệ thống cập nhật.

– Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS: để truyền được tờ khai, nhưng thường phải đợi đến ngày hôm sau mới dùng được chức năng này.

Các bước tự đăng ký, bạn có thể xem trong Hướng dẫn trên website của Tổng cục hải quan. Khi có chữ ký số đăng ký xong, bạn cần cài đặt phần mềm để khai và truyền tờ khai hải quan như tôi trình bày ở các bước kế tiếp.

Bước 3: Khai báo thông tin với Phần mềm khai báo hải quan VNACCS – doanh nghiệp loay hoay với quá nhiều lựa chọn

Để với bước khai báo hải quan điện tử trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu, bạn có thể chọn một trong các phương án sau:

  1. Dùng phần mềm khai báo hải quan miễn phí do Tổng cục Hải quan cung cấp tại: https://www.customs.gov.vn/ChuyenMuc/VNACCS_VCIS/Default.aspx
  2. Tự xây dựng phần mềm theo chuẩn kết nối được Tổng cục Hải quan công bố tại địa chỉ sau: http://ptsw.customs.gov.vn/vnaccs/EDI%20Detailed%20Design.rar
  3. Sử dụng các phần mềm cung cấp bởi các đơn vị đã được Tổng cục Hải quan xác nhận hợp chuẩn.

Trong thực tế thì gần như chỉ có phương án thứ 3 khả thi do phần mềm miễn phí của Tổng cục hải quan cung cấp khó sử dụng, không thân thiện còn phương án tự phát triển phần mềm tốn rất nhiều nguồn lực so với đại đa số các công ty xuất nhập khẩu.

 

Vậy chỉ còn phương án dùng phần mềm của các đơn vị thứ 3 được công nhận để vừa hiệu quả vừa tiết kiệm ngân sách. Và các công ty đủ điều kiện hiện nay có thể kể đến như:

– Công ty TNHH hệ thống thông tin FPS FPT;

– Công ty cổ phần Softech;

– Công ty TNHH thương mại dịch vụ CNTT G.O.L;

– Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn;

– Công ty cổ phần TS24

Quy trình làm khai báo hải quan

Quy trình làm khai báo hải quan

Bước 4: Thủ tục đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Đây không phải thủ tục hải quan bắt buộc trong xuất nhập khẩu, tuy nhiên nếu bạn không may rơi vào trường hợp này, hãy chuẩn bị cho các loại kiểm tra như: kiểm tra về chất lượng, kiểm dịch động vật, an toàn thực phẩm, y tế, văn hóa, kiểm dịch thực vật,…

Với hàng xuất khẩu, cần căn cứ vào nội dung hợp đồng ngoại thương và thoả thuận giữa người mua và người bán để làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành cho phù hợp chứ không phải là điều kiện bắt buộc khi làm thủ tục hải quan.

Với hàng nhập khẩu thì với mỗi mặt hàng cụ thể, căn cứ vào quy định hiện hành, hải quan sẽ quyết định có phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Bạn nên tìm hiểu về danh mục các mặt hàng nhập khẩu này để tránh phát sinh rủi ro thời gian và chi phí.

Hồ sơ đăng ký với mỗi cơ quan yêu cầu mỗi khác, nên tôi không thể nêu chi tiết tại đây. Bạn hãy tìm hiểu quy định và hướng dẫn liên quan để thực hiện hay tham khảo thêm tại Danh sách các văn bản pháp luật về thủ tục hải quan để tìm các văn bản liên quan đến mặt hàng mà doanh nghiệp bạn định nhập khẩu.

Doanh nghiệp nên làm hồ sơ đăng ký sau khi nhận được Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng vận chuyển (thường trước khi tàu đến 1-2 ngày). Sau khi qua bước này cơ quan chuyên ngành sẽ cấp cho lô hàng của doanh nghiệp số và ngày đăng ký với dấu xác nhận trên giấy đăng ký mà bạn đã nộp. Với chứng từ này trong tay, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo của thủ tục hải quan xuất nhập khẩu.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai cho hải quan

Nếu muốn tự thực hiện bước này, cách duy nhất là sử dụng phần mềm khai hải quan mà bạn đã cài đặt, nhập đầy đủ thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai. Bạn có thể tham khảo để biết cách thực hiện theo văn bản hướng dẫn công khai của cục hải quan.

Với lần đầu tiên thì thường rất khó để tự lên tờ khai bằng phần mềm vì có quá nhiều thông tin phải nhập cùng với hằng hà sa số các mã số khiến bạn không hiểu phải lựa chọn thế nào, phải tìm từ đâu như: mã cảng, mã hải quan, mã loại hình… Nếu muốn tự mình thực hiện bước này hãy chuẩn bị thật kỹ và tốt nhất hãy tham khảo thêm từ người có kinh nghiệm.

Trong khi truyền thử, hãy kiểm tra lại 1 lần nữa những thông tin quan trọng như: Mã loại hình, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan, mã chi cục hải quan,… vì nếu sai những thông tin này, khả năng hủy tờ khai là rất cao chứ không được truyền sửa như những thông tin khác.

Khi thông tin đầy đủ và hợp lệ, tờ khai sẽ được cấp số. Sau khi truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống tự động phân luồng:

– Luồng Xanh: hệ thống đã thông quan chỉ cần nộp thuế và đến hải quan giám sát thực hiện nốt thủ tục hải quan là xong.

– Luồng Đỏ: hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa

– Luồng Vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy

Giờ bạn in tờ khai ra bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo của quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu.

Khai báo hải quan điện tử

Khai báo hải quan điện tử

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng (D/O)

Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Đây chứng từ quan trọng để làm thủ tục hải quan tại cảng khi kiểm hàng hoá, kiểm tra chuyên ngành hay lấy hàng.

Nếu để ý trên Thông báo hàng đến, bạn sẽ thấy những thông tin cần thiết như:

– Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh.

– Vận đơn gốc có phải xuất trình hay không

– Số tiền các loại phụ phí phải nộp như: phí chứng từ, phí CIC, EBS… (nhiều hãng không ghi thông tin phí)

Mỗi hãng yêu cầu mỗi khác, nhưng về cơ bản, bạn cứ cầm theo tiền phí và các chứng từ cơ bản sau:

– 1CMND (photo)

– 1 vận đơn (nên đầy đủ cả 2 mặt) photo. Ngoài những hãng có bản photo sẵn, một số hãng tàu yêu cầu chủ hàng đem B/L photo để họ đóng dấu và lấy về làm chứng từ hải quan.

– 1 bản vận đơn gốc (nếu có), lưu ý: cần ký tên + đóng dấu tròn & dấu chức danh của giám đôc vào mặt sau vận đơn gốc;

– Tiền phí: nộp tại ngân hàng

Trong quá trình lấy hàng từ hãng, bạn cũng nên lưu ý về việc quá thời gian miễn phí lưu container tại cảng (Free Demurrage) (Với hàng nguyên container (Full Container Loaded – FCL), bạn cần nộp thêm phí để gia hạn đến ngày dự kiến lấy hàng. Mức phí dao động khác nhau theo loại container, theo các hãng, ước chừng khoảng: 200-300k/20’DC; 400-500k/40’DC và hàng để ở cảng càng lâu, mức phí có thể sẽ tăng lên mức cao hơn.

Đến đây là bạn đã xong bước lấy Lệnh giao hàng trong toàn bộ thủ tục hải quan xuất nhập cảnh.

Bước 7: Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Trong khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu, chứng từ doanh nghiệp cần chuẩn bị khác nhau tuỳ theo luồng tờ khai:

Với tờ khai luồng Xanh:

Chỉ cần in tờ khai in từ phần mềm và tờ mã vạch từ website của Tổng cục hải quan rồi đem đến bộ phận hải quan giám sát để làm nốt thủ tục.

Với tờ khai luồng Vàng:

Hồ sơ hải quan cho hàng nhập khẩu gồm:

+ Giấy giới thiệu của công ty

+ Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm

+ Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chụp, có dấu doanh nghiệp + dấu hãng vận chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty forwarding)

+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chụp

+ Hóa đơn cước vận chuyển quốc tế (nếu điều kiện ExWork, FOB), hóa đơn phụ phí CIC, vệ sinh, phí chứng từ: 1 bản chụp

+ Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 1 bản gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành

+ Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc (nếu có)

+ Chứng từ khác (nếu có, tùy theo loại hàng): bản chụp Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ), Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – CA), Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)…

Ngoài ra, những giấy tờ khác để tham khảo hoặc xuất trình khi cần như: Hợp đồng ngoại thương, Phiếu đóng gói và những chứng từ liên quan như catalog, tài liệu kỹ thuật, hình ảnh,… của lô hàng. Chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ thì càng thuận lợi khi làm thủ tục.

Với tờ khai luồng Đỏ:

Chuẩn bị như với luồng Vàng được nêu ở trên.

Các chứng từ cần thiết để làm thủ tục kiểm hóa tại cảng, hoặc kho như: giấy giới thiệu, Lệnh giao hàng (còn hạn) đã lấy ở bước trên.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ, nộp tại chi cục hải quan để làm thủ tục kiểm hoá và các bước tiếp theo.

Quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan

Ở bước này, thủ tục hải quan như thế nào cũng phụ thuộc vào việc tờ khai của bạn ở luồng gì mà làm công việc tương ứng:

Với tờ khai luồng Xanh:

Doanh nghiệp chỉ cần nộp thuế nhập khẩu & VAT rồi in tờ khai đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục. Tuy nhiên, trong thực tế, vẫn có trường hợp hải quan thấy nghi vấn và yêu cầu thêm thông tin về lô hàng vì vậy bạn cần cầm theo bản photo của các chứng từ như: Invoice, Packing List, B/L…, để đề phòng và tiết kiệm thời gian.

Với tờ khai luồng Vàng:

Cán bộ hải quan sẽ yêu cầu kiểm tra các giấy tờ của bạn và một số trường hợp có thể xảy ra khi đó là:

  1. Thông quan.
  2. Có một số điểm chưa rõ, chưa hợp lý cán bộ hải quan sẽ yêu cầu bạn phải giải thích và xuất trình chứng từ bổ sung. Nếu thỏa đáng, họ sẽ thông quan.
  3. Có vướng mắc, bạn giải thích nhưng hải quan không chấp nhận, yêu cầu bạn phải chỉnh sửa tờ khai cho phù hợp. Khi đó, doanh nghiệp cần truyền sửa tờ khai trên phần mềm, tốt nhất nên sửa luôn cũng như có người ở văn phòng truyền sửa trong khi bạn ở chi cục để theo sát tiến độ. Nếu hải quan thấy tờ khai sửa đã hợp lý, họ thông quan cho bạn còn nếu chưa thì bạn phải lặp lại như trên, đến khi hoàn chỉnh.
  4. Trường hợp xấu nhất và ít gặp khi tài liệu và giải thích của bạn không đủ thuyết phục hoặc cán bộ hải quan nhận thấy có cơ sở để nghi ngờ gian lận trong khai báo họ có thể đề xuất chuyển sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp. Thường những mặt hàng nhạy cảm, có rủi ro gian lận cao mới gặp phải nhưng nếu chẳng may lâm vào tình huống này hãy bình tĩnh tìm cách giải thích để tránh bị chuyển kiểm. Còn nếu cố gắng hết sức rồi vẫn không được thì vui vẻ làm thủ tục kiểm hóa như với tờ khai luồng đỏ dưới đây.

Với tờ khai luồng Đỏ:

Kiểm hóa bằng máy soi

Hải quan sẽ check hồ sơ giấy và yêu cầu sửa như với luồng Vàng nêu trên. Sau khi hồ sơ và tờ khai hợp lệ, hàng hoá sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tại đât nếu phát hiện sai sót trong khai báo, chẳng hạn: thừa hay thiếu hoặc sai loại hàng… thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Còn nếu không có vấn đề gì thì chi cục sẽ giải quyết thông quan cho lô hàng.

Sau khi đã có tờ khai thông quan, việc bạn cần làm cuối cùng là in mã vạch tờ khai từ website của tổng cục hải quan, xuống hải quan giám sát tại cảng/kho để làm nốt thủ tục. Hải quan dùng thiết bị đọc mã vạch, bấm kêu chít một cái, ký giấy là xong bạn có thể vác hàng về nhà.

Lưu ý hạn lệnh của hãng tàu (với hàng nguyên container), nếu thấy lệnh hết hạn thì phải đến hãng tàu gia hạn trước khi đổi lệnh ở cảng.

Trên đây là tóm tắt về các bước hoàn thủ tục hải quan do chúng tôi tổng hợp và chia sẻ. Bạn hoàn toàn có thể tự mình thực hiện các bước hoặc chỉ tham khảo thêm để khi cần đơn vị cung cấp dịch vụ này, bạn sẽ không bị bỡ ngỡ hay gây khó khăn bởi một số nhân viên không có tâm. Bên cạnh đó,  Dịch vụ Logistics luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp để góp phần giúp khách hàng có dự án kinh doanh thành công tốt đẹp nhất.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.